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设计出好制度、流程和方法

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设计出好制度、流程和方法

发布日期:2017-07-20 09:49 来源:http://www.luceretech.com 点击:

为达到组织目标,设计出好制度需根据什么原则,流程和方法

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组织包括企业,政府,和各种团体,组织是为了达到某些目标,需要人们高效协作,资源得到更好利用,而成立的。组织成员的个人目标汇总并不能自动达成组织目标,而且常常是有利益冲突的。为了让个人的努力与组织目标一致,并且能低成本运行,就必须设计一套制度。

制度设计原则:

  1. 组织目标要转化到部门,团体,最后到个体上的工作要求

  2. 个体能有动力按要求工作,方式有:利益捆绑,博弈双方对等制约,领导监管和组织文化,优先秩序从高到低

  3. 利益捆绑的前提是部门和个体的工作要求能量化和易测量。制约机制的前提是地位对等,必须设法提高弱者的制约能力,达到双方力量平衡。领导监督的前提是领导正直无私心。组织文化的前提是要确定组织的核心理念和价值观,并彻底贯彻到每个成员的心里。

  4. 制度要公平合理,执行人心理上接受,这样才能被真正执行

  5. 制度之外,还必须要重视和满足成员的人性化需求,如上级尊重和关心员工,同事间友好相处,名誉,地位,成就感等。

  6. 个人工作专门化,规范化

  7. 权责对等

  8. 制度能适应外界的环境变化

制度设计的过程:

  1. 明确组织目标,需要和同行竞争时还要明确组织的核心竞争力

  2. 明确组织运行有哪些人参与,各自的利益追求和要求,如上市企业运营的参与人就有:大股东,公众股东,证监会,董事会,高管,基层管理员,员工,需要明确他们每个人的利益追求和要求,股东追求企业利润,证监会要求企业信息公开和没股价操纵,管理层追求期权和声誉,员工追求高工资好福利和好环境。

  3. 根据组织的复杂度来决定制度的制定者,制定者尽量是组织的拥有者或其代表,需要的信息通过调研得来。制定者可以是组织拥有者本身,委托代理人,核心组织成员等,千万不能是与组织利益冲突的一方作为制度的制定者。例如国内的各种行业性法规常常是企业协会制定出来的,结果就是尽量保护企业利益,伤害客户利益,如保险法。如果不考虑时间因素,靠组织成员的内部博弈也可以演化出适合的制度,自身演化出制度也是一种常见现象,如规模小产品简单的公司,老板可能并不懂管理,自私自利,但和员工稍微博弈下就能很快制定出合理的管理制度来,如计件工资制,报批制度等。

  4. 根据组织目标和组织的核心能力,确定运行模式,然后设计工作流程和工作划分,做到每个人的工作内容专业化,工作难度和数量合适,有利益冲突的双方有互相制约机制

  5. 组织目标转化为个人工作的要求,确定为完成工作需要的职权

  6. 设计确保个体按要求工作的机制:利益捆绑,博弈方对等制约和监管措施。

  7. 设计评价体系,准确评估每个人的工作质量和数量,做得好奖励,做得差惩罚。

  8. 制定相关的协作沟通制度和资源利用制度等,如文件系统,质量控制,财务系统,人事制度等,文化制度等。

  9. 在实施过程中不断根据反馈调整,要经常组织各部门管理员和核心员工讨论遇到的问题,不断完善流程和制度。

制度方面的常见问题:

目标转化失真

组织目标不能充分转化为个体目标,设计出来的个体目标汇总不等于是组织目标。组织越复杂,目标越多样,失真越严重。解决的办法是:组织的层级不能太多,组织功能单一化,作为企业就要做到扁平化管理,专业化经营,产品种类尽量少,非核心工作尽量外包给专业公司,另外就是借助企业文化和管理层的领导。

评价体系失效

对知识性的工作无法做到数量化的评价,员工在做什么,需要做什么,做的努力程度和工作的成果,常常是很难清楚评估的。针对这种情况,严格的绩效制度常常会适得其反,导致员工做表面工作,对组织目标的实现毫无帮助。解决的办法有两个:

1,安排知识精英担任管理人员,公司只提拔哪些从基层锻炼过的,做得最好的人担任当级领导,下属人员的工作内容和工作质量一看便知,工程师文化就属于这种。

2,建立宗教般的企业文化,以使命和愿景的实现为目标,确立明确的价值观,制定行为规范,经常性地向员工灌输这些文化,领导带头示范,提拔员工考虑价值观表现,让每个员工在工作中自觉与企业目标一致,为企业愿景激动工作。

另外一种评价失效现象是成员舞弊,制造假数据,通过非正当手段达成指标,造成其他后果。防范的办法是不断完善制度细节,提拔业务专家当领导,监管员工。

管理层渎职

大型组织一般都是委托给职业经理人管理,职业经理人天然对组织有信息优势,可以利用职权为自己谋利,组织拥有者怎么防止这一点呢?方法有3种。

1,重视声誉,职业经理人都是社会的精英,有一定知名度,对自己的声誉必然是关心的。所以组织拥有者要有老板间的信息共享渠道,职业经理人一旦渎职,有不道德行为,其个人信息会被传递给其他组织拥有者,使其很难再被雇佣。甚至被公众获知,日常生活都会受影响。

2,组织目标高尚化,组织的目标要有社会价值的,可以促进社会的进步,让人类更好生活,更好保护环境等。高尚的目标才能吸引到高尚的人,品德高尚的人不易有以权谋私的渎职行为。

3,利益捆绑,组织目标和经理人的利益捆绑,如授予股票期权,分享红利等。

4,减少层级,每多个层级监管就多个漏洞。典型的如国企,监管层级从上到下:国民,政府,国资委,董事会, 管理层,员工。如此多的层级,目标转化失真不说,只要有一个环节不负责,下面人的工作就会与企业目标不一致,所以国企基本上都是僵尸企业,再多的资源也搞不出创新。军工国企可以靠爱国热情激发员工责任心,其他国企就没有任何手段搞好,唯一的例外是高铁。中国高铁搞得好得益于当年刘志军的强势谈判能力,逼迫外资转让技术,可惜仍然是因贪污入局。

制度的可操作性

1,个体适应制度要求的能力:复杂的组织常需要各种复杂的制度,但人的能力是有限的,不可能掌握和使用太复杂的制度,这个矛盾如何处理呢?办法就是分工合作,让每个人只需要有限信息,对有限信息做反应即可,做较单一的工作。信息的传递只传递给有限的人,信息链要高效畅通,信息准确和充分。做到这些就能让每个人都能做好工作,对组织的信息反馈及时有效,就像鸟群飞翔,每只鸟只关注身边鸟位置和速度,整个鸟群就呈现出一致的整体行为。

2,个体适应变化的能力:外界环境随时变化,组织也要随时调整去适应,但人的学习和适应需要时间,这个时间差会造成组织混乱,解决的办法是制度要有一定的通用性和确定性,灌输企业文化,发挥员工的主观能动性。

3,个体的理性能力:每个人都不相同,个性千差万别,只能做到有限理性,而且需求和关注点也会随时变化,制度不可能满足所有人的所有需求,个体也无法做到最符合自身利益的选择。一套制度如何始终能激励一群人勤奋工作呢?答案是制度只能考虑普遍的人性,不能照顾到个性化需求,不能考虑人的有限理性,如奖励措施只有加薪和升职,绩效分数是主管,员工和同事评价的综合,定期制定工作目标并监督执行,其他的人性需求不体现在奖惩制度中。奖惩的程度要适当,双方都能接受,否则会扭曲员工的行为,做出过火行为。

4,弄虚作假达成数量指标,这种行为为严重破坏组织,也是常见的行为,这个只能通过监督和严厉的惩罚来避免,再完美的制度也不能完全靠系统自动运行,还必须辅助合格的管理层去监管。

制度是由谁决定的?

自我演化的组织,利益的博弈各方长期斗争,互相妥协的结果便会形成制度。人为有计划成立的组织,可以事先设计好制度,制度就是制定人按组织的目标而设计的,并在实施的过程中根据需求调整。大型复杂组织的制度必须尽量满足执行人的需求,否则无法运行良好,所以大型组织应该让员工参与制度的制定和修改,让他们的利益诉求体现其中。高效的大型组织不但要有照顾各方利益的制度,更重要的是要留用符合组织文化的人,只有一群价值观相同的人才能高效协同,并最大限度发挥个人才智。

制约机制如何做到对等?

在很多场合,博弈双方天然不对等,必须提高弱势一方的制约能力,才能发挥制约机制。典型的是医疗市场,病人和医生很难做到对等制约,病人希望花最少的钱治好病,但对病情,怎么治,成本是多少缺少信息,医生希望花费多,而且拥有信息优势和专业权威。解决的办法是给病人更多信息,促进医生自由行医,提高竞争力度,为病人提供更多选择,从而提高病人的制约能力,如:

  1. 政府组织专家制定各种疾病的病症,治疗方案,费用标准,并公布在统一的网站上,及时列出已被证明无效或有害的疗法和成分,严厉禁止再用。

  2. 鼓励建立公益性医疗机构

  3. 建立全国统一的医疗信息平台,包括医生的专业经历,每次的医治信息和病人评价

  4. 医药分开,检测市场化,医生只收取诊断费和手术费,病人自己到市场上购买药品,从而可以大幅降低优秀医生开医院和诊所的门槛,形成充分竞争,同时病人通过医疗信息平台,全国范围选择医生和医疗机构。

  5. 鼓励远程医疗和人工智能诊断,病人拥有更多低成本治疗方案选择

还有像教育和养老行业,也是天然不能对等制约,解决的办法依然是给弱势的一方提供更多信息和选择,提高其制约能力。

工作要求如何捆绑利益?

首先要把工作要求数量化,并做到易测量,然后才能捆绑团体或个人利益。但不是所有工作要求都能数量化和易测量,不能量化的工作要求的达成,只能通过博弈方对等的制约机制,以及管理层监管和价值观灌输。

举例说明:

例子1,销售员的制度:

工作要求是:拿到的订单多,每月订单数稳定,客户满意度高,业绩提升速度高,销售员不会跳槽把客户带走

这些工作要求很容易数量化和易测量。

利益捆绑: 订单量与薪资有关, 上月订单量与本月的薪资有关,老客户的续签和业务量与销售员薪资有关,新客户开发量与薪资有关

所以利益捆绑就可以设计成: 销售员本月薪资= 本月新订单量 x 提成比例(比例由上月订单量决定) + 本月续签订单量 x 提成比例 (由上月订单量决定 ), 新订单的提成比例高于续签订单,增加额外专业人员服务客户,削弱客户对销售员的依赖

阿里巴巴公司就是采取这种销售提成制度的。

例子2,教育制度

老师的工作要求:根据每个学生的天赋特点因材施教,让学生拥有较完整的知识框架和基本常识,在符合天赋的专业方向上掌握完整知识体系和技能,掌握正确的学习方法,拥有分析解决问题的能力,保持好奇心和求知欲,具有良好道德素养和人际能力。

这些工作要求就很难数量化,但即使这样也要首先考虑尽量数量化。首先考虑:好学生会得来什么好结果,大学毕业的好学生,毕业后很容易发挥自己的才智,给社会带来进步,取得学术上或商业上的成功,学术上成功可以带来更多研究经费和声誉,商业上的成功可以给学校捐款,所以大学可以可以变成私营,用毕业生捐款筹集资金,拥有对老师的聘用权。研究经费要额外配上一定比例的行政费用,让研究所和大学有动力争取能获得研究经费的专家入驻,积极提供优良的研究环境。中小学毕业的好学生,毕业后有机会进入好大学,在大学表现出色和评价高,所以中学的老师薪资可以捆绑学生在大学的表现和评价。其次考虑如何评价教育效果,通过2小时的考试得出的是学习对知识的熟练程度和解题技巧,实际问题的分析解决能力,以及好奇心求知欲等,无法通过考试判断,所以升学率对老师的薪资只能有部分影响,改良的办法是把考试时间延长,多出复杂的应用题,延长阅卷时间,由招生的下一级学校老师阅卷。平时的作业要尽量是写论文,文理科都是如此,论文发布在网上,参考网友的评价,招生也要看平时写的论文水平。

老师的工作要求能数量化也只能是上述这些,绝大部分只能通过价值观,博弈方的制约机制和上级监管,价值观可以理解成师德,很难掌控,只能多宣传,效果极其有限,上级监管也是一样。重点只能放在制约机制上,授予老师和学生对等的制约手段。制约机制可以设计成:老师的任用和薪资与学生的评价有关,甚至由学生和家长投票决定任用,老师有权选择学生,大学招生可以参考中学老师的推荐,根据学生在大学的表现判断老师推荐的可信度,随时调整推荐人,并把信息公开,老师推荐的可信度与薪资有关。社会环境上还要做到:只有真才实学的人,真正为社会做出贡献的人,才能取得世俗上的成功,才能有金钱和声誉上的收获;政府要打击贪污腐败,损人利己和不劳而获的行为,如:官商勾结,房地产炒作,赌博彩票等,让所有人的认识到有付出,有贡献,才会有回报,这样才会有成才的动力,才会有对老师的正确教育需求。

现在中国教育的最大问题是一切以分数为目标,分数又是2小时的考试决定的。要知道,每个学生的天赋和兴趣都不同,每个人都应有不同的学习方向和重点,学生的优秀程度主要看其专业方向上的天赋兴趣和能力,这些通过2小时的考试无法判断。考试内容只能是所有专业都会用到的基础知识和技能:数学和语文,这个考试的分数只能作为招生的最低门槛,就像美国的SAT考试一样。学生间为了分数残酷竞争,不但消磨了对知识的兴趣和好奇心,还严重伤害人文精神的培养。造成中国创新能力差的原因,其中之一就是恶劣教育。

教育还有一个较好出路是线上教育,组织最好的老师线上授课,鼓励民企和个人制作优秀课件,网上的课程划分越细越好,每个学生都能找到所选方向上的细分课程,学生网上学习,线下组织学习小组,营造学习氛围和交流反馈环境。文凭不再按专业划分,证书上只是细分课程成绩的列表,如微积分,线性代数,python,ruby,材料力学,电路设计,算法设计,数据库,制图等,技能方面也是如此,电工,钳工,焊工,演讲,写作,外语等。用人单位招聘人才会根据工作需要,看所需知识和技能的每个细分课程的成绩,这样能更准确判断。学生学习也更有针对性,更有效,更有兴趣,不浪费大量时间学习一辈子也用不到的知识。这样的教育体系成本极低,不到现行教育成本的十分之一,但成效是现行的十倍以上。线上教育越是高年级的效果越好,小孩的启蒙阶段和小学阶段,还是要家长老师直接面对面教育。

例子3,环境保护制度

工作要求:企业积极采取减少污染措施,不断改进,污染物处理达标后排放

数量化:由监管部门在排放口安装仪器,测量排放量和浓度

利益捆绑: 政府根据排放量和浓度收取费用,该费用要让企业有足够动力去努力减少污染,同时不至于让企业破产。

国内现行的断案式的环保,给环保部门太大权力,很容易导致权力寻租和腐败。其实彻底治理好污染问题所花成本并不高,企业和政府完全可以承担,对企业盈利和税收也没多大影响。美国最严重污染的行业,治污成本也只占企业收入的2%。中国企业拿出2%收入治污并不困难,关键是要有足够的动力。

例子4,警察管理制度

工作要求:警察积极破案,积极维护治安,警察不得以权谋私,伤害民众。

数量化: 把犯罪案件按破案难度分级,统计每级的破案率,按一定权重计算综合破案率。第三方调查辖区居民的治安满意度

利益捆绑: 警察的任用和薪资与破案率挂钩,与治安满意度挂钩,不能与罚款挂钩,薪资必须由财政支出,罚款必须全部上缴国库。民众报案后要有回执和编码,可以随时查询破案的进展。有额外的机关接受和处理投诉警察案件,处理信息公开。

例子5,企业创新制度

工作要求:研发人员根据市场需求和最新技术,研发出性价比更高的产品。普通员工针对本职工作搞微创新,提高效率,改进产品,节省成本

先尽量量化: 创新为公司带来多少效益,包括现在和未来。但针对难度很高的创新,周期会很长,失败概率高,而人需要不断激励的,平时的研发工作质量和勤奋度并不能量化,这时只能是鼓励创新精神,提供宽容氛围,为高级研发人员提供较好的基础薪资。

制度设计: 创新人员分享新增效益的分红,一直持续到该创新被取代为止,建立研发进展通报制度,普通员工定期要提供微创新提案。同时提供优越的研发环境和资源,提供较高的福利。

例子6,生产管理制度

工作要求:按时完成生产,生产成本低,效率高,质量好,废品少

数量化:上述要求很容易量化

利益捆绑:部门,车间,工序,个人都作为盈利点核算利益,明确职责,计算好各种费用和毛利率,部门盈利和个人盈利与个人的薪资挂钩。如:完成一个工序毛利多少,出现一个次品扣除多少,停工1小时给下道工序补偿多少费用等。这样就能让部门间,车间间,工序间形成互相制约和促进,不需上级的命令和要求,所有人都会做好工作。

例子7,土地制度

目标要求:耕地能集约化经营,便于使用现代机械,提高效率,并积极保养耕地。基建和工业征地要方便快速,成本要低,原有者得到足够补偿,但不能因拆迁而暴富。

数量化:较容易,搞农业补贴多少,征地原来是耕地的按多少赔偿,是商业用地的按多少赔偿。

利益捆绑:购买农业机械补贴,耕地休耕补贴,长期经营补贴。征地赔偿标准一概与其上的建筑无关,赔偿标准要让所有正常使用土地的原有者不吃亏,可以按现行的标准。要让那些突击建简易房为了拆迁赔偿的,制造巨大浪费和垃圾的,事后得不到额外的补偿,不突击建简易房和空地赔偿是一样多。这样做可能总的赔偿金额要比现行的高,但可避免民间的无效建房和建筑垃圾,社会总费用反而低。 制定远期土地使用规划,对未来会用来搞基建和工业的土地,明确未来赔偿标准,不计入之后的建筑成本。

另外说明:上述介绍的制度设计只是大致思路,例子中的目标要求并不全面,只是其中一部分。真要设计出一套可行的制度,需要更细致的设计:列出所有目标要求,细化到互不干扰,并归类,然后分别量化,分别利益捆绑,无法量化的,授予博弈方对等的制约权力和手段,然后去冗余,最后整理成型,最终才是正式的制度。


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