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高效工作法则

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高效工作法则

发布日期:2016-11-17 00:00 来源:http://www。bd-inn。com 点击:

当你接到一项任务,面对一项工作时,你最需要的不是立即去做这件事,而是思考这件事是否有必要亲自做,是否有必要马上做,以及是否有必要做。如果你是管理者,你应考虑亲自做这件事,还是授权给别人做这件事;如果你是普通职员,你应考虑马上做这件事,还是稍后做这件事,以及不做这件事。这就是目标管理中有名的“4D原则”:

亲自做——重要的工作,不能丢掉不管,不能拖延不做,不能授权给他人,而要按照重要性的优先顺序安排到日程表中,然后亲自去做;

授权做——把不太重要的工作授权给下属去办,这样可以为你腾出时间和精力去干更重要的工作;

稍后做——把一些次要的、不紧急的工作放一放,等完成重要的、紧急的工作之后,再去完成它们;

不做——把一些与目标无关的工作舍弃,不去做。

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经常有人抱怨工作太多、任务太杂、时间太少、上班太忙,为什么会出现这种情况呢?其实,很大程度上与他们不懂得安排自己的工作,不懂得有选择地工作有关。

戴尔公司是美国有名的电脑公司,其创始人迈克尔·戴尔在刚创立公司时,每天必须早起去公司开门,这对习惯了晚睡晚起的他来说是一件非常痛苦的事情。因为公司只有他有钥匙,每次只要他睡过头,等他来到公司时就能看到大家站在公司门口闲逛。后来,戴尔意识到不能自己管钥匙,就将钥匙交给了下属,让下属代替他每天第一个来到公司开门。

有一次,一名员工走进戴尔的办公室,向他抱怨说硬币被可乐机吃掉了。戴尔感到莫名其妙,问道:“这种事为什么要跟我说?”员工说,“因为全公司只有你有可乐机的钥匙。”那一刻,戴尔明白要交出的,不仅仅是公司办公室大门的钥匙,还有很多完全不必由自己去做的事情。

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美国管理专家史蒂文·希朗曾观察一些职业经理人,看他们是否称职。最后,他得出一个结论:凡是在吃饭或喝咖啡的时候,还对公司事务放心不下,给下属打电话的经理,都不能算作称职的经理。理由是什么呢?史蒂文认为,称职的经理离开办公室一天,公司不会出问题。在吃饭或喝咖啡时还要给下属打电话的经理,一方面会让自己很忙很累,另一方面还会阻碍员工通过实践提高自己,因此他们是不称职的。

对于普通职员,如果你不知道如何区分什么事情应该马上做,什么事情应该稍后做,什么事情可以不去做,那你的工作效率恐怕难有保证,你也不能算作高效能人士。因此,无论你是管理者还是被管理者,无论你是领导还是下属,都应该熟练掌握目标管理的4D原则,有选择地做事、有效率地工作。

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方法总结:

(1)估价——用目标、需要、回报对将要做的事进行估价。

一件事、一项工作值不值得去做,你事先应对它进行估价:这件事是否符合你的近期工作目标?比如,你这周的目标是拿下50万的销售额,并正在积极跟进一名大客户,可上司却安排你一项出差任务,这时你就要估价了。权衡一下这两件事哪个对你更重要?

(2)去除——去除不必要做的事情,把要做但不一定要你做的事情委托出去。

如果你觉得出差更重要,那你的销售目标很可能完不成;如果你觉得销售目标更重要,那么你可以向上司说明理由,建议他将出差任务委派给别人,这叫间接授权,即让上司替你授权;或考虑将出差计划延后,等你拿下这个大客户,再去完成出差任务,这叫“稍后做”;或直接拒绝上司:“我能力有限,这项出差任务我做不好……”

你也可以与同事商量一下,委托他代替你去出差。记住,这需要与上司沟通,得到上司的认可。当然,如果你是中层管理者,那么你可以将出差工作委派给下属,让下属替你去做。

(3)委派——将可授权之事交给别人办,并说明相关情况。

哪些事情可以授权或委派给别人,哪些不能呢?事先必须有个标准,一般来说,以下工作不宜委派给别人:

①人事或机密的事务;

②制定政策的事务;

③危机问题;

④下属的培养问题;

⑤公司领导分配给你亲自做的事情。

当然,这件事没有固定的标准,应该根据实际情况来决定。

在委派工作的时候,应向委派对象说明相关情况,切勿因沟通不到位导致工作执行出偏差:

①说明你要的结果,让委派对象知道要把工作做到什么样子;

②如果你希望运用特定的方法完成工作,一开始就要告诉委派对象;

③让对方知道在什么期限完成。

如果对方是你的同事,与你不存在上下级关系,那么当对方帮你办了一件事后,无论成败,你都应心怀感激,并在日后的工作中替对方分担工作,彼此互相支持和帮助。

小测试:

下面是一道选择题,通过你对该题的作答,可以检测你对4D原则的掌握程度。

你正在做一份很重要的商务计划书,这时领导交给你一项任务,这份任务不是很重要,但是很紧急,你会怎么做( );如果你是部门主管,遇到了同样的问题,你又会怎么做( )。

A、立即亲自去做

B、说明理由,稍后再做

C、委托别人去做

D、嘴上答应领导马上做,但却把工作丢到一边,先做手头的项目计划书

第一个问题的最佳答案为B,其次是C,比如,委托同事帮忙;第二个问题的最佳答案是C,作为部门主管,你完全可以将领导交给你的紧急但不重要的任务交给下属去做。


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