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内部审计沟通

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内部审计沟通

发布日期:2016-06-22 15:09 来源:http://www.luceretech.com 点击:

什么是内部审计沟通

  内部审计沟通,是指内部审计机构与被审计单位、组织适当管理层就审计概括、依据、结论、决定或建议进行探讨和交流的过程。

  适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。内部审计沟通的目的是为了保证审计结果的客观、公正,并取得被审计单位、组织适当管理层的理解。 内部审计机构应建立结果沟通制度,明确各级责任,积极有效地进行沟通。


内部审计沟通的方式

  IIA的《内部审计实务标准》指出:“内部审计师应具有进行口头和书面交流的技能,以便能清楚地和有效地传达诸如审计目的、评价、结论和建议等事项。”根据实施的具体途径,这里把沟通方式划分为口头沟通和书面沟通。

  (一)口头沟通方式

  口头沟通,是以口头语言进行信息交流,内部审计人员利用口头语言进行信息交流的方式,包括询问、会谈、调查、讨论、会议、征求意见等。例如:通过询问被审计单位职能部门来了解组织的相关情况;与被审计单位负责人或高层管理者进行会谈,反映工作中发现的问题;对被审计单位人员进行调查取得口头证据,在出具审计报告前征求被审计单位负责人意见;善于处理对方提出的各种异议,迅速作出反应,给出令人信服的回答等等。这种沟通途径灵活方便,简便易行,容易达到沟通的目的。尤其是面对面的口头沟通,沟通双方可以很好的把握对方的立场和态度,有利于充分的协商,加快沟通过程中的各种信息传递和交流。但是这种方式使信息保留的时间较短,信息容易模糊失真,有时还无据可查。口头沟通时注意以下几个方面的沟通技巧,可能会获得事半功倍的效果。

  一是充分准备明确目的。沟通需要进行的准备工作不仅包括了解被审计单位组织机构、业务环境、运营状况,还包括了解沟通对象的性格特征和行为模式等方面。因此,内部审计人员首先明确沟通目的,第一次沟通主要目的在于与面谈对象建立关系,在今后的审计过程中通过沟通收集证据,从而较好的完成各项审计任务。

  二是获取面谈对象的信任。取得面谈对象的信任,使之愿意提供信息是面谈成功的关键。如果缺乏信任,沟通就会像挤牙膏,双方都会觉得痛苦。另外,内部审计人员如果缺乏耐心,急于得出结果,可能会让面谈对象感到不舒服,反而影响沟通效果。面谈结束后,总结所取得的信息对审计的开展是十分有利的。

  三是巧妙设计提问。内部审计人员就要提问什么主题进行充分准备,充分了解被审计单位的业务流程、控制环节等细节,需要准备一个提问提纲以便提高沟通的效能。提问时的措辞是很重要的,要避免指责性或领导性口吻;采用开放性的问题,引出面谈对象的谈话;探询性的提问使面谈对象明白我们作了准备并且乐于倾听;舞弊调查中提出的问题某些会使对方恼火,但有益于得出事实真相。

  四是善于倾听保持耐心。尽管内部审计人员并不需要被当作一个纯粹的倾听者,但倾听也是极其重要的。应该去多“听”,“说”有时并不是必要的。理想的情况下,谈话应该有80%的时间是对方在谈。突出倾听,可以创造相互信任的气氛,也可帮助确认了解到的信息。

  五是注意闲聊的适当性。闲聊可能是适当的,也可能是不适当的,这取决于沟通者的目的和面谈对象的性格。沟通开始时最好是非攻击性问题,或者采用尊重的态度,进行非正式的谈话,如昨晚的球赛或者天气。要尽量避免进行私人话题的讨论,特别是第一次与某个人进行沟通时,应紧扣即将涉及的业务事项。作为内部审计人员进行沟通时,必须避免与面谈对象建立某种个人关系,以免影响独立性。

  六是注意身体语言。研究表明,非语言行为传递的信息对沟通起到较大的作用。因此,不仅要注意一个人所说的话,还要注意他的语速、语调和身体语言。沟通者必须注意到自己的身体信号也在向外传递,尽量避免表现惊奇或任何形式的疑问。作为内部审计人员,重要的是通过身体语言表明真诚,表明要提供帮助而不是进行责备。如果能表达出诚实公正的态度,大多数人愿意合作。

  (二)书面沟通方式

  书面沟通,是利用书面文字来进行信息交流,内部审计人员利用书面语言进行信息交流的方式,包括审计通知书、问卷调查、审计工作底稿、审计报告和管理建议书等。例如:对被审计单位下达审计通知书;对被审计单位提出各种意见和建议书;向组织负责人和高层管理者提交审计报告和管理建议书;如有必要还可就审计中发现的重要事项向组织负责人、高层管理者和被审计单位提供中期报告,以便采取迅速而有效的行动纠正失误等等。书面沟通比较正式,可以长期保存,便于反复研究,更为慎重和准确。但是这种方式对客观情况变化的适应性较差,所沟通的信息内容对语言文字的依赖性很强。


内部审计沟通的必要性和重要性

  从计划审计工作到出审计报告,内部审计人员的沟通贯穿于审计工作的始终,存在于审计工作的侮一个角落,并显现出巨大作用。也难怪,新出台的<内部审计基本准则》要求: 内部审计人员应具有较强的人际交往技能,能恰当地与他人进行有效的沟通。也就是要求内部审计人员应具有良好的沟通能力。有些公司更为严格的做法是:内部审什人员的选拔重要一条是交际能力如何,理由很简单,知识不全面,可以通过后续教育和培训来弥补,但如果不会与人沟通交流使审计查出的问题不能有效地让被审计对象接受,那就达不到审计的目的、失去审计的意义。而这种交际能力是不可能在短期内得到培养和提高的。

  可见,拥有交际能力、恰当地沟通对内部审计人员是很必要的。

  通过沟通,使审计工作取得领导的支持与理解。有效发挥审计的作用,防止审计工作不能“作为”,增弧审计工作主动性和建设性。通过沟通,取得被审计单位的支持和配合,促进协调,减少冲突,改善与被审计单位或部门的关系。通过沟通与交流,审计成员之间信息共享,提高审计效率,避免走弯路。可见. 沟通的意义非同一般。

  通过沟通,可以获取审计证据在内审工作中,与沟通密切相关的审计证据是书面证据和口头证据。书面证据是以文字记载的内容来证明被审计事项的各种书面资料。大部分书面证据来源于书面沟通。如询证函、银行对账单、被审计单位声明书、被审计单位关于有关问题的书面答复、专家提供的书面证据等。口头证据是指以视听资料、证人证词、有关人员的陈述‘意见、说明和答复等形式存在的审计证据。门头沟通可以获得口头证据。一般情况下月头证据本身并不足以证明事物的真相汪以审计人员往往通过口头沟通发掘出一些重要线索从而有利于对某些稽核的情况作进一步的调查,以收集到其他更为可靠的证据。如果口头证据经过审计人员的记录形成书面证据,又经过被审计人员的签证确认便极大地加强了它的证明力。审计工作过程中,收集得最多的是书面证据。非语言沟通不能直接产生审计证据,但是它提供的非语言信号可以传递一些信息。巧妙的非语言沟通可以有效地促进双方的交流,加强语言沟通的效果。

  另外,沟通有利于降低审计风险。在审计过程中,审计人员在复杂的情况下要对各种不同的情况迸行判断,为审计客户提出审计建议,这些都是有风险的。审计人员通过沟通,与被审计单位人员建立和谐、有效的人际关系,双方关系融洽,有利于集思广益泼现问题。解决问题,降低审计风险。

  审计工作是一项特殊的工作,是一项需要人理解的工作,正是这种恨两朱性,沟通显得非常重要。


内部审计沟通的技巧

  我国内部审计协会发布的《内部审计基本准则》中规定:“内部审计人员应具有较强的人际交往技能,能恰当地与他人进行有效的沟通”。审计沟通的主要类型包括人员沟通和组织沟通,常见的方式有书面沟通和口头沟通。由于工作需要揭露错误和不足,内审人员与审计对象之间会存在着潜在的冲突。所以,在内部审计沟通过程中的相关环节进行若干心理学思考,在保证信息快捷传递和充分交流、增强内审人员交往技能、处理好与审计对象的关系,保证内审工作顺利开展等方面都有着十分重要的意义。

  第一,了解沟通对象

  一是找出导入性沟通内容。沟通内容既要不让对方感到唐突尴尬,又要不让其感到肤浅随意。如果太快进入敏感或尖锐的主题,对方难以适应就可能回避、否认,甚至阻抗、厌恶。为此,内审人员不可操之过急,应循序渐进。一方面,初次接触审计沟通,面对询问、会谈、调查、征求意见时,特别是被审计单位在管理中确实存在薄弱环节甚至违纪问题时,多数沟通对象心里总是不踏实的,故内审人员可以先边缘、再深入,使之适应;另一方面,内审人员的主观判断并不一定总是正确的,通过先谈个人感受来获得对方反馈或解释,进而可以调整判断。沟通中直奔主题,如果错了,会使审计专业形象受损;即使对了,也可能使对方感到突然。再者,沟通对象由于级别、岗位的限制,对深层次问题并不一定真正清楚,内审人员太快将问题实质点出来,沟通效果会大受影响。

  二是探索心理问题的根源。从心理学的研究上看,人的思维、情感、行为三者互相联系,引起心理问题的原因是生理、心理、社会等因素交互作用的结果,不仅横向交叉,还有纵向联系,并且两者互相交叠。有些表面上看起来不相干的人和事,却是问题的关键;有些好象是问题的主要原因,细细探究,却只是一种表现。这就要求内审人员要善于观察思考和分析判断,并透过现象看本质,辨别真假,找到核心,搞清事情发展的来龙去脉,抓住主要矛盾和根本原因,寻找合适的突破口,纲举才能目张。

  第二,确立沟通目标

  一是沟通目标实现的必要条件:自我知觉敏感性,自我知觉要客观、准确,不歪曲、不夸大或缩小事件的优劣程度,并能意识到心理及行为是缘何而起;敏锐的观察力,要能准确地从言语、行为中观察对方的思想和感受,了解其对话题的看法和态度;投身于工作和生活的热情,热情之外,还要具备解决困难的能力,有效适应并满足环境的需求;具备协调性,在沟通的动机和结果之间要保持动态平衡,并能控制沟通的言语和行动使之适合目标需要。

  二是沟通目标的确定。沟通目标的意义是:明确目标可以提供方向,引导过程;对进展效果进行监控评估;督促双方积极投入。目标概念分析:一般目标和个别目标,一般目标是指适用于所有沟通对象的目标,审计沟通过程中需要根据内容的特点,在一般目标指导下,确定只适用于特定对象的个别目标。终极目标和过程目标,内审人员期望通过沟通所达到的目标,譬如了解单位内控制度的建立和执行情况、固定资产保值增值情况、债权债务情况、前任遗留问题说明情况等。这种目标就是心理学研究上所指的终极目标。但就多数审计沟通的实际效果看,终极目标的实现无法一步到位,需要设立一些阶段性的过程目标。矫正目标和发展目标,矫正目标主要着眼于消除现有不规范的行为;发展目标则重在学习经验、提升管理。内部审计要认真履行监督职责,增强主动服务意识,内审人员在沟通中可根据变化随时调整,将“一审二帮三促进”落到实处。

  三是沟通目标如何确定。首先决定由谁来确定目标,在沟通进行前,有些内审人员根本不与对方讨论目标,而是直接进入谈话内容。心理动力学派的研究认为此举会淡化具体目标。由于事前明确目标可以缩短时间、激发对方积极性,所以,审计沟通目标的确定应由双方共同参与讨论,内审人员起主导作用。其次是让沟通对象做好心理准备。在沟通前,被审计单位相关人员心理上会有一定的准备:可能会猜测谈话的内容,也会设想如何应对处理。对于沟通对象的心理防备,内审人员需要主动从情感入手,而后渐及具体目标。如从同行之间的工作心得切入,与对方产生共鸣后再进正题,这样就会自然顺畅,使沟通助力大于阻力。再次是留有回旋余地。审计沟通目标要尽量具体,但具体不等于没有余地。有经验的审计工作者会留有弹性,使之有回旋余地。心理学研究认为这是必要而明智的作法。最后是目标焦虑问题。矛盾的情绪反应指出:过高的目标有可能诱发沟通对象的焦虑。内审人员为防止焦虑产生,应与对方就过程目标详细讨论,并连续导向终极目标。让对方提供的询问答案、汇总数据或书面材料能“跳一跳,够得着”,而不是短期内无法实现。此外,还要让双方对目标负起责任。心理学家观察到:“沟通双方越是负责,沟通的效果越好。但负责有时候意味着长时间痛苦的努力,而这种痛苦是不受欢迎的。”让沟通对象和自己同样承担责任并非易事,对方有时行为上能接受询问谈话或提供书面材料,但心理上并不认可,会下意识的塘塞或敷衍。

  第三,把握沟通各个阶段

  一是诊断阶段。此阶段主要是了解情况并做出初步判断。由于审计专业的特殊性,内审人员要特别注意的是:对方不一定配合,沟通可能失败,双方也有可能由于建立沟通关系而产生严重的分歧和对立。所以,内审人员不要企图从一个沟通对象中得到所有问题的答案,事实上根本不可能,因为审计工作的性质决定了审计沟通关系的脆弱。

  二是实施阶段。该阶段是沟通中费时较多和充分运用技巧的核心阶段,沟通的效益常由此产生。《内部审计具体准则第11 号—结果沟通》第十三条规定:“内部审计机构与被审计单位进行结果沟通时,应注意沟通技巧,进行平等、诚恳、恰当、充分的交流。”具体说来,内审人员可根据自己的倾向和对方的特征来选择适当的沟通时间、地点和方式,有效运用表达技巧和倾听技巧。不应存偏见、倚经验,而应多倾听、多交流,在没有搞清事实时,不轻易作判断、下结论,并尽量避免和化解人际冲突,来促进沟通目标的实现。

  三是巩固阶段。此阶段是总结提高的阶段。“审计沟通结束”可以是单次结束,也可以是整个结束。对前者,要做好此次小结和下次准备,包括布置任务。例如,向审计组提供询问内容的书面解答或汇总说明的提交时间或下次沟通的主题等。对后者,要做好回顾总结,并进行必要的追踪思考,把经验运用于以后的工作中,这既是对审计人员和审计对象的负责,也是为了更好地提高沟通技巧和水平。


内部审计沟通存在的问题

  1、知识不全的无能力沟通

  内部审计人员从会计岗位调人居多,有较丰富的财务会计知识,但从事审计的所需的其他能力相对就较弱,尤其是专注于核算的“会计人”很难在短时间内完成“审查者与被查者”角色的转换,造成了内部审计人员“无心也无力”去沟通;

  2、程序不规范的未沟通

  虽然内部审计经过一段时间的发展,内部审计程序也逐步趋于完善中,但在操作中,制订完善的审计程序往往不能付诸实施,尤其是人员变换、各人掌握程度不同等原因变得五花八门,结果是该沟通的未沟通;

  3、级别不对等的难沟通

  且前,内审机构负责人的职级与被审计单位负责人职级相对等较多,但在操作时,内审机构负责人很少实际参与现场审计,实施审计的项日负责人及审计组成员级别与被审计单位有关人员相比职级较低,级别不对等造成了审计人员就某些重要事项进行沟通很难;

  4 、不了解审计的无沟通

  尽管内部审计业内不断地宣传服务的职能,但许多被审计单才立对审计的认识仍然停留在“查帐、找错、搞人”的错误认识上,加上整个单位对审计宜传不到位,对审计不了解。当对这些单位进行审计时,他们有抵制审计的心理,造成了根本无法沟通;5、“领导不重视的少沟通”一般而言,单位领导更为关注是业务部门运转得如何,内部审计作为监督部门往往会被冷落在一边,可以想像的是,如果内审机构负责人多多与单位领导沟通,事前事中介人,审计的作用不仅发挥得淋漓尽致。审汁地位也会相应提高。但现实情况是,单位领导重视不够,内审机构负责人沟通得很少,审计地位不高。


提高内部审计沟通的措施

  (一)充分认识到沟通的重要性,多交流、承沟通

  1,从事内部审计的每一个人在思想上要高度重视沟通,积极沟通。定期相互交流,有效运用沟通手段,实施审讳程序。

  2、认识到沟通的巨大作用,要与单位领导沟通,与被审计单位沟通,与相关部门人员沟通,让他们了解审计. 了解审计的功能、审计目的、甚至审计整个过程。

  (二)掌握沟通枝能,运用合适的沟通方式

  1、沟通也是一门科学,内部审计人员要深人学习沟通技能,运用于审计工作。熟悉沟通基本原则,拳握不同的沟通方法,注意沟通技巧。

  2、了解沟通常用方式,区别采用正式和非正式的沟通,合理运用书面沟通和口头沟通,保持良好的沟通心态。

  (三)针时沟通中存在的难题,积极应时

  1、内审机构负责人把握与单位领导接触的机会,宣传审计,通过单位领导扩大审计影响。就审计范围、审计计划、审计目标等问题与单位领导加强沟通。围绕单位工作重点、领导关心的间题开展审计,服务于经济发展大局。

  2、单位应严把内部审计人员选拔关,既要注重多种知识结构的组合,又要关注语言表达、人际交往等能力,多方面、多层次充实审计队伍。同时.加强业务知识和审计技能培训。

  3、制订审计项目质量控制制度,并按责任考核实施。广泛开展审计项目负责制,打破行政职别,明确内审机构负责人应对所有审计项目负责,审计项目负责人对本项目负责。对审计事顶的沟通,明确审计组成员、项目负责人、内审机构负责人分层次逐级沟通制度。

  4、深入地学习内部审计各种规范性文件,尤其近几年新发布准则、制度、规定,融会贯通,切实运用到实际审计工作中去。

  (四)语言沟通技巧在内审工作中的应用口头晤言。

  沟通是所有沟通形式中最直接的方式,是内部审计人员利用口头语言进行信息交流。这就是我们平时的口头沟通。口头沟通最常见的形式是倾听、说话、交谈和演讲。在内审工作中,口头沟通通常用于询问、会谈、调查、时论、会议、征求意见等。

  1.倾听

  倾听是指内部审计人员利用聆听行为接收口头信息,理解其含义并对此作出反映的过程。内部审计人员在倾听过程中,要全神贯注地倾听被审计人员的谈话,不仅可获得不少信息,而且能传递感情。一般说来,审计人员要少讲多听;表情踢和,姿态自然,精力集中;不打断对方的谈话;可以同时运用非语言沟通方式,像身体向前倾、点头等。当不赞同对方的意见或观点时,要有绝对的耐性,控制情绪,不要与对方争论或妄加批评,以表示对别人意见的重视、人格的尊重,使对方产生亲近、愉快的心理反映,这与对方建立理解和合作的关系至关重要。倾听不是消极被动地听对方讲,而是为了获取信息,即为了收集审计证据而倾听汉称获取信息式倾听。倾听时,要认真听和分析对方谈话的中心思想和主要观点,获取支持主要观点的材料。审计人员要注意把事实从观点中区分出来,要把倾听到的事实材料与以往掌握的证据在头脑中联系起来.互相印证.如有疑间,可以当场与对方澄清事实。

  在倾听过程中。审计人员应当就重要内容进行记录濒听完毕要求对方签名,以示负责。

  2.说话。

  内审工作人员在工作中要注意提高说话、谈话的效果。在正式场合下,一般首先要制订计划。 成功沟通的主要因素是充分的准备。在计划中,要明确说话的主题,设计好说话的程序卜还要善于表达。

  要注意环境因素、信息特征对说话的影响。说话要抓好开头。开头开得好,能创造良好的气氛引起对方的兴致。其次,要重视中间阶段。中间阶段是说话的核心部分.这一阶段的说话基调应该是轻松、畅快、和谐,而不应该是压抑、沉闷、紧张。管理者在同下级和群众谈话时要热情、诚恳,给对方以信赖不要摆架子‘打官腔、动辄训人,盛气凌人;要尊重体贴下级和职工群众。这样就能使严肃问题轻松化,复杂问题简单化,困难处境有利化,以争取说话的效果。说话时要条理清楚,用语简洁,通俗易懂,特别是不要模棱两可,被审计单位的成绩要肯定,向题要指出,要依据充分、可靠的审计证据,明确表示自己的观点。说话结束时,管理者要根据自己所谈的问题,加以概括重复。以加强对方的印象。

  3.谈话。

  谈话是倾听与说话相结合是双向过程。内审工作中使用最多的是调查式谈话。这种谈话的目的,决定了它常以问答为基本形式。这就要求审计人员的语言要具有目的性、明确性和启发性。在与被审计人谈话中,还要时刻观察对方的反映,根据对方的反映探索可能存在的新话题。在追查疑点时,要保持礼貌和周到。内审人员进行谈话的主要职责是了解事实真相,主要的不是去追究某某人的责任。要实事求是地、善意地指出对方的缺陷和差错,不要把缺陷、差错与责备连在一起。在证据不能令人信服时,审计人员不要当面作任何结论性的陈述。在语气和形象上应保持中立、客观、公平和平衡,避免使用不礼貌的话语。在谈话前,对反对意见要有所准备;在谈话过程中,不要把被审计人表达不同观点视为不同意。无论结果如何,谈话结束时最好双方都表示愿望,为以后再谈设下伏线内部审计的沟通’,无处不在”。内部审计人员应熟练掌握沟通技能,注重与机构内外相关单位、部门和人员充分地沟通,做好每一个审计项目,以更好地发挥内部审计作用


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